企业文档管理的困境

文档是企业最重要的智力资产形式。随着企业的发展，企业的文档资料不断增长。企业通常采用Email附件收发文档、文件共享服务器等方法进行文档管理。这些方法，对文档的获取、管理、可靠存储、共享、搜索、统计、分发等方面都存在局限性。企业面临效率低下、工作重复、文档丢失、管理混乱等问题。

文档是企业最重要的智力资产形式。通常，企业的市场、行政、产品开发、服务支持、工程等部门，都存在着大量的文档资料。随着企业的发展，企业的文档资料不断增长。

企业通常才有如下方法管理文档：

Email附件传播文档

完成文档后，企业中通常通过email附件方式，直接将传递到需要的用户，并没有对文档集中存放。Email附近传播文档存在如下问题：

Windows/Linux自身提供了文件共享的功能，由系统管理员统一对文件夹权限进行管理。文件共享服务器存在如下不便：

难管理: 在企业环境下，由于企业员工数量众多，各个部门的需求复杂，这种“独裁”式的集中权限管理，一方面给系统管理造成了非常繁重的任务，另外一方面阻碍了企业文档管理的应用和推广。
难获取: 简单文件共享，难以对文档补充标题、描述、分类等元数据说明信息，并且欠缺强大高效的文档搜索，用户难以获取文档。
难挖掘: 共享文件的展现形式比较单一，难以对现有文件举行挖掘分析，提供最近更新、最热文档等复杂的展现形式。
难访问: 由于企业防火墙设置、域用户管理方面的诸多原因，企业经常出现无法访问共享文件夹的问题，难以解决。用户一旦出差，也难以访问。
不友好: 企业的文件往往保存在多台服务器的共享文件夹中，这种文件共享的界面并不友好。

很多开发公司采用cvs/subversion/sourcesafe等专业的版本工具进行文档管理。但是这些版本管理工具往往功能过于专业和复杂，操作和管理并不友好，文档的展现和挖掘功能有限，并不适合企业普通用户的使用。

综上，企业传统的文档管理体系缺少集中的存储，缺少易管理、易用的操作界面，缺少文档搜索、挖掘机制，缺少对文档的动态反馈和交互功能。

这些问题，大大降低企业的工作效率，导致企业智力资产流失，工作重复。企业迫切需要一套易用、可靠、专业的文档管理系统。